Jaap van Manen

Het openen van de black box

Door Jaap van Manen,

Dit stuk is tevens gepubliceerd op 22 november in het Financieel Dagblad

Ooit hoorde ik het verhaal van een tweeling die elkaar als verjaardagscadeau een gesloten envelop gaf met daarin een papieren rijksdaalder. Dit ging goed totdat een van de twee een papieren gulden in de envelop stopte in plaats van een papieren rijksdaalder. Aan dat verhaal moest ik denken toen enkele jaren geleden een onderzoeker (een collega aan de Rijksuniversiteit Groningen) mij een mooi plan voorlegde. Hij had geconstateerd dat een raad van commissarissen eigenlijk een black box is. De buitenwereld weet niet wat zich afspeelt binnen de raad van commissarissen. Dat maakt het verkrijgen van wetenschappelijke onderbouwde inzichten omtrent het functioneren van deze organen bijzonder lastig, of eigenlijk onmogelijk. Het voorstel van mijn collega was om alle leden van een bepaalde raad van commissarissen vragen te gaan stellen over de commissarissen zelf en over hun collega’s. Dat kon dan nog worden aangevuld met vragen over de raad van commissarissen als geheel. Door deze vragenlijst uit te zetten bij meerdere raden van commissarissen konden wij meer inzicht krijgen in de gang van zaken in de boardroom. De black box ging een beetje open. Min of meer tot mijn verrassing bleek het enthousiasme van commissarissen om mee te doen aan dit onderzoek groot. Men was gewend om te werken met invullijstjes gericht op het functioneren van de raad van commissarissen als geheel. Ook had men enige ervaring met sessies waarin men inging op ieders persoonlijk functioneren. Men vermeed soms de confrontatie en kwam zo niet tot het delen van de beelden. Soms lijkt het behoud van goede relaties belangrijker dan het geven van de juiste feedback. De uitkomt die mijn collega bood was eenvoudig en daarom goed. Iedereen vult de vragenlijst in en de antwoorden worden samengevoegd zonder bronvermelding. De raad van commissarissen als geheel krijgt een rapport over het functioneren van de raad en iedere commissaris krijgt een beeld/zelfbeeld rapportage: zo ziet u uw zelf en zo zien uw collega’s u. Inmiddels is mijn collega zo vergevorderd dat hij een database heeft opgebouwd waar hij uit kan putten voor wetenschappelijk onderzoek. Bovendien heeft hij een benchmark waaraan de uitkomsten van een specifieke raad van commissarissen kunnen worden getoetst. En sinds kort is er een website waarmee een willekeurige raad van commissarissen zichzelf kan evalueren, op eigen kracht (www.boardresearch.org).

Hier wordt het verhaal van de rijksdaalder interessant. Een commissaris weet niet wat een andere commissaris over haar heeft ingevuld. Wel weet zij wat alle andere commissarissen over haar vinden. Het risico van een te aardige beoordeling als wederdienst en als middel om persoonlijke verhoudingen ‘goed’ te houden, wordt zo aanzienlijk verminderd. Het is wel van groot belang dat iedere commissaris na ontvangst van de beeld/zelf beeld rapportage aan de collega’s vraagt om eens te reflecteren op de uitkomsten. Dat kan leiden tot waardevolle inzichten in het eigen functioneren. Bovendien worden de beelden en de daarbij optredende aandachtspunten op die manier binnen de raad van commissarissen gemeenschappelijk gemaakt. Na het reflecteren zal de commissaris primair zelf een antwoord moeten vinden op vragen als:

  • Kan ik mijzelf nog verbeteren?
  • Is het te verwachten dat ik in de nabije toekomst effectief genoeg zal zijn?

Het stellen van deze vragen, het beantwoorden ervan en het handelen op basis van het antwoord past bij de professionaliteit die we van een commissaris mogen verwachten.