Maak kennis met het vernieuwde BoardResearch!

Als lid van de Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht (“Raad”) wilt u actief een bijdrage leveren aan het succes van uw organisatie. U en uw collega’s zien kansen in de markt, waarschuwen voor risico’s en denken mee met de raad van bestuur. Maar hoe zorgt u ervoor dat u als Raad zelf goed functioneert?

De jaarlijkse zelfevaluatie biedt inzicht: wat gaat er goed, en wat kan er beter? Hoe functioneert de raad onderling en wat is de relatie met het bestuur? Doorgaans leidt dit tot nieuwe inzichten, en afspraken om de invulling van de rol te verbeteren. Er zijn veel manieren en instrumenten om het functioneren van uw Raad te evalueren. In dit artikel maakt u kennis met BoardResearch.

BoardResearch is ontstaan uit het idee dat de zelfevaluatie meer is dan het afvinken van een checklijst, en dat een wetenschappelijke basis meerwaarde biedt. Commissarissen (of toezichthouders) en bestuurders vullen een gevalideerde vragenlijst in om het functioneren van de Raad en zichzelf te beoordelen. Vervolgens worden de scores weergegeven in een uitgebreide rapportage, die als gesprekshandleiding de basis vormt voor de zelfevaluatie.

 

Feedback op boardroom dynamics

Gebruikers vertellen ons dat de aanpak op wetenschappelijke basis bijzonder waardevol is voor de kwaliteit van de zelfevaluatie. Een groot voordeel van deze methode is dat moeilijk meetbare gedragsmatige aspecten, oftewel boardroom dynamics, inzichtelijk worden. Tevens geeft deze methode bij herhaalde deelneming inzicht in hoe een Raad zich ontwikkelt door de tijd.

Het 360 graden instrument van BoardResearch is in staat een betrouwbaar beeld van het functioneren van de Raad te schetsen op onder meer de volgende thema’s:

• Rol van de voorzitter van de raad
• Het groepsproces binnen de raad
• De organisatie en effectiviteit van vergaderingen
• Onderlinge verhoudingen binnen de raad
• Communicatie en samenwerking tussen de Raad en het bestuur
• Rolopvatting door de Raad en individuele leden
• Kritische houding en betrokkenheid
• Kennis en expertise in verschillende domeinen
• Functioneren van commissies binnen de Raad
• Afweging van stakeholder belangen

De meerwaarde van BoardResearch is dat het

1. U een objectieve, wetenschappelijk gevalideerde methode biedt
2. Meer is dan een ‘checklist’ op basis van de Governance Code
3. Naast harde, ook de ‘zachte’ elementen van board dynamics inzichtelijk maakt: bijvoorbeeld de onderlinge verhoudingen, invloed en sfeer (constructief versus destructief), reflexiviteit van de board(leden) en psychologische veiligheid.
4. De resultaten een concrete handleiding bieden en uitnodigen tot een inhoudelijk gesprek over het eigen functioneren (bijvoorbeeld: als we onszelf een onvoldoende geven op een onderdeel, wat moeten we dan nu in gang zetten om de volgende keer een voldoende te scoren?).

 

Wat krijg ik?

Nadat alle leden van de RvC de zelfevaluatie online hebben ingevuld, ontvangt u een rapportage. Deze rapportage toont de resultaten in tabellen en grafieken, inclusief geanonimiseerde antwoorden op de open vragen. De rapportage is bedoeld als startpunt van de zelfevaluatie. Commissarissen kunnen de inzichten uit deze rapportage bespreken tijdens de zelfevaluatie.

De raad van bestuur ontvangt een rapportage, waarin het beeld van het bestuur wordt vergeleken met het zelfbeeld van de Raad. Het bestuur kan op basis van deze rapportage onderwerpen aandragen die besproken moeten worden tijdens de zelfevaluatie.

 

Zelf doen of met begeleiding?

BoardResearch stelt u in staat om deze zelfevaluatie zelfstandig uit te voeren. Het is niet noodzakelijk om een externe begeleider in te schakelen. Soms vindt een Raad het echter wenselijk om dat wel te doen. Een begeleider kan bijvoorbeeld aanvullende interviews afnemen en de evaluatiesessie leiden, zodat alle leden onbevangen deel kunnen nemen aan de bespreking. Het is ook mogelijk dat de uitkomsten van de zelfevaluatie aanleiding geven tot aanvullend onderzoek door een externe begeleider. Indien u interesse heeft in begeleiding zijn de boardroom adviseurs van SMC u graag van dienst.

 

Hoe werkt het

U kunt uw raad aanmelden via www.boardresearch.org/nl/aanmelden. Nadat u het formulier heeft ingevuld nemen wij contact met u op om de planning door te nemen. Vervolgens richten we uw afgeschermde omgeving in en ontvangen commissarissen en bestuurders een uitnodiging via email. Om een goed beeld te krijgen van uw Raad is het van belang dat alle commissarissen en bestuurder deelnemen.

Het invullen van de vragenlijst neemt ongeveer 40 minuten in beslag. Nadat alle leden de vragenlijst hebben ingevuld, verstuurt BoardResearch alle rapportages persoonlijk naar alle deelnemers. Onze ervaring leert dat het doorgaans twee weken duurt voordat iedereen in de gelegenheid is geweest om de vragenlijst in te vullen. U kunt zelf de voortgang in de gaten houden.

 

Wat kost het?

BoardResearch heeft geen winstoogmerk. Wel brengt het doen van onderzoek kosten met zich mee, bijvoorbeeld in de vorm van het (technisch) onderhoud van de tools en het salaris van onze onderzoeksassistenten. Uw financiële bijdrage maakt het mogelijk om tot nieuwe inzichten over boardroom dynamics te komen, die ten goede komen aan het functioneren van de Raad. Daarom vragen we een kostendekkende bijdrage van €1250,-. Als dit bedrag te hoog is voor uw Raad dan kunt u contact met ons opnemen en zoeken we een passende oplossing.

 

Deelname aan BoardResearch draagt bij aan wetenschappelijke kennisontwikkeling

Door deelname aan BoardResearch draagt u bij aan wetenschappelijk onderzoek van de Rijksuniversiteit Groningen op het gebied van corporate governance en dynamiek in de bestuurskamer. Op basis van de geanonimiseerde data doen zij onderzoek naar onder andere de rolinvulling van de Raad, de invloed van erkenning van individuele leden op gedrag in de groep, en de relatie tussen het functioneren van commissies en de Raad als geheel.

Op basis van Boardresearch kijken de onderzoekers naar factoren die een belangrijke rol spelen voor het functioneren van de Raad. De uitkomsten van deze onderzoeken dragen bij aan een professioneel bestuursklimaat en kunnen gebruikt worden om de dynamiek in de bestuurskamer te verbeteren.

Enkele voorbeelden van recent onderzoek:

• Een artikel gepubliceerd in Academy of Management Journal (een internationaal wetenschappelijk toptijdschrift), waarbij onderzoek is gedaan naar de rol van de voorzitter van de Raad van Commissarissen en wat voor invloed het sociale klimaat binnen de Raad heeft op het functioneren individuele commissarissen.
• Een artikel gepubliceerd in Long Range Planning (een internationaal wetenschappelijk tijdschrift), waarbij de invloed van vrouwelijke commissarissen binnen Raden van Commissarissen onderzocht is. Bij gelijke expertise/geschiktheid blijken vrouwelijke commissarissen minder invloed te hebben dan mannelijke commissarissen. Dit verschil is minder groot binnen Raden geleid door vrouwelijke voorzitters.
• Een artikel gepubliceerd in Journal of Management (een internationaal wetenschappelijk toptijdschrift), waarbij de optimale aanstellingsduur van commisarissen onderzocht is: Na 8 jaar (de optimale duur) neemt de effectiviteit van een commissaris af. Bij commissarissen die zich sterk identificeren met de organisatie vindt dit omslagpunt na 6 jaar plaats.