28 september 2021

Online vragenlijsten bij zelfevaluaties? Bezint eer ge begint!

In de afgelopen maanden hebben wij als SMC een enquête gehouden onder ervaren commissarissen over de effectiviteit en toegevoegde waarde van het gebruik van online vragenlijsten bij zelfevaluaties van raden van commissarissen. Het zo effectief mogelijk omgaan met de kostbare tijd van commissarissen en het kostenaspect zijn twee belangrijke redenen om deze enquête te houden. De online vragenlijsten worden soms in combinatie gebruikt bij 1-op-1 interviews met commissarissen en externe begeleiding bij de evaluatiebijeenkomst. Vaak wordt eenmaal in de drie jaar een evaluatie met een externe begeleider uitgevoerd en in de jaren daartussen worden online-vragenlijsten gebruikt.

 

Terugkoppeling van interviews op hoofdlijnen

De terugkoppeling van de interviews met de door ons geënquêteerde commissarissen over het gebruik van online-vragenlijsten levert op hoofdlijnen het volgende beeld op:

 

1. Kostenplaatje belangrijk?

Een belangrijk voordeel van het gebruik van vragenlijsten is, dat er een inmiddels een groot aantal partijen zijn die online-vragenlijsten aanbieden en sommige zelfs gratis. Voor raden van toezicht bij Ngo’s is dit een prettige bijkomstigheid. Voor een aantal commissarissen is dit totaal niet relevant.

 

2. Efficiëntie qua tijdsbesteding?

Qua tijdsbesteding kwam een gemengd beeld naar voren. Sommige commissarissen vinden het prettig om de vragenlijst in te vullen, op het moment dat het hen uitkwam en sommigen prefereren een 1-op-1 afspraak in hun agenda. De lengte van vragenlijsten is voor commissarissen een belangrijk aandachtspunt en ‘te lang’ doet zwaar af aan de beoogde efficiëntie.

 

3. Anonimiteit verzekerd?

Over het algemeen is anonimiteit verzekerd. Een enkele commissaris heeft ervaren dat de antwoorden niet anoniem werden gehouden, wat uiteindelijk heeft geleid tot een onprettige discussie in de raad, het ontslag van de voorzitter of het wegsturen van de externe begeleider.

 

4. Eerlijke of sociaal wenselijke antwoorden?

Commissarissen twijfelen in een groot aantal gevallen of er wel eerlijke antwoorden worden gegeven. De voorzitter heeft hier een belangrijke rol door aan te dringen op het vullen van de toelichting bij een twijfelende score. Overigens is dit bij een ervaren raad en die al langer met elkaar samenwerkt niet aan de orde.

 

5. Benchmarking uitkomsten?

Commissarissen vinden het prettig om de uitkomsten van de door hen ingevulde vragenlijsten met elkaar te vergelijken. Zeker in het geval van een onervaren raad levert dit een waardevolle discussie op. Bij een ervaren ingewerkte raad is dit nut beperkt. In het geval de begeleidende partij ook de uitkomsten kan benchmarken met wat zij bij vergelijkbare ondernemingen/instellingen zijn tegengekomen, verhoogt dit de toegevoegde waarde.

 

6. Verbeterpunten als eindproduct?

Alle commissarissen geven aan dat er verbeterpunten naar voren komen als eindproduct van de ingevulde vragenlijsten. Echter, er wordt aan getwijfeld of uitgebreide vragenlijsten extra nut opleveren, ten opzichte van 1-op-1 interviews.

 

7. Effectiviteit vragenlijsten?

Over het algemeen wordt de effectiviteit als laag ingeschat. Commissarissen geven aan dat 1-op-1 gesprekken beter in te plannen zijn, meer inhoudelijke diepgang opleveren, de nuance van de dynamiek in de raad lastig te vatten is in het invullen van de vragenlijst. Soms gaat de discussie meer over (het nut van) de vragenlijst zelf dan de antwoorden. Los van de zorg om alle vragenlijsten op tijd ingevuld te krijgen.

 

Conclusies enquête en aanbevelingen

Het gebruik van online vragenlijsten is volgens de door ons geïnterviewde commissarissen een praktisch en goedkoop middel dat kan worden ingezet bij de zelfevaluatie van de raad. Echter, de keerzijde is dat het nut ervan niet moet worden overschat, doordat het alternatief van 1-op-1 gesprekken met commissarissen vaak meer diepgang oplevert en de nuance van de board dynamiek beter over het voetlicht komt. Lange vragenlijsten zijn sowieso uit den boze. Voor een ervaren raad (qua volwassenheid en tijd van samenwerking) levert het gebruik van vragenlijsten niets extra’s op. Korte vragenlijsten (van bijvoorbeeld maximaal 20 vragen) ter voorbereiding op een interview kunnen helpen om de effectiviteit te vergroten, bijvoorbeeld door op enkele onderwerpen de diepte in te gaan. Hier heeft de voorzitter een belangrijke rol te vervullen in de keuze van onderwerpen.

 

Verschillende typen evaluaties vragen om een andere aanpak

Op basis van de gesprekken met de geënquêteerde commissarissen komen wij tot de conclusie dat er een drietal typen evaluaties zijn die vragen om een verschillende aanpak:

# Type evaluatie Doel evaluatie Voorgestelde aanpak
1 De pro forma evaluatie als er geen grote kwesties spelen met als doel efficiënt te voldoen aan (gevoelde) verplichtingen Bevestiging vinden voor de wijze waarop de raad functioneert en verbeteringen als prettige bijkomstigheid mee te nemen Hier zijn korte vragenlijsten op zijn plaats waarbij de begeleider mogelijke verbeteringen aan de raad voorlegt
2 De zelfevaluatie met procesbegeleiding, zodat de voorzitter en de leden vrijuit kunnen spreken over dilemma’s Dilemma’s aanstippen en gezamenlijk naar verbetering zoeken Hier zou een hybride model van korte vragenlijsten (op geselecteerde issues) en interviews van nut kunnen zijn
3 De (externe) zelfevaluatie, waarbij de begeleider observaties deelt en grenzen opzoekt om veranderingen te bewerkstelligen Er is meestal een sluimerende onvrede over zaken of (het functioneren van) mensen of tenminste de behoefte om een paar zaken anders of beter te doen. Hier passen 1-op-1 interviews door een externe begeleider met als doel heikele kwesties in het functioneren van de raad aan de orde te stellen