De juiste mensen de juiste stappen laten zetten

Een fusie is een complex veranderproces met een hoog afbreukrisico. Draagvlak ontstaat doordat de juiste mensen op het juiste moment de juiste stappen zetten. Lukt dit, dan verloopt de integratie soepel en worden meer synergievoordelen geïncasseerd. Een goede fusiebegeleiding onderscheidt zich daarom door gevoel voor timing, detail en prioritering en het vermogen om zich in te leven in de samensmeltende culturen. Daarnaast moet de betrokkenheid van leidinggevenden en stakeholders worden geactiveerd door hen ervan te overtuigen dat ze samen straks beter zijn.

Hoe gaan we te werk?

Onze manier van werken kenmerkt zich door te focussen op wat voor ons de kritische succesfactoren van een fusie zijn.

Organisaties en hun leidinggevenden moeten zich eigenaar voelen van het proces. Daarom leggen we (waar mogelijk) de uitvoering neer bij de fusiepartners. Zelf doen levert per saldo de beste resultaten op.

Leidinggevenden en professionals moeten zich voor elkaar en hun omgeving bewijzen door een actieve rol te spelen in het fusieproces. Ten slotte weet niemand beter wat er in de buitenwereld en op de werkvloer speelt en hoe zaken het beste kunnen worden geregeld. Ook krijgen ze zo de kans om zich snel te ontwikkelen en allianties met gelijkgestemden aan te gaan.

Ons derde uitgangspunt is dat de projectstructuur helder moet zijn en aansluit bij het te kiezen aansturingsmodel. Dit betekent dat de rollen van toezichthouders (op de fusie) en bestuurders (leiders van de fusie) uit elkaar moeten worden gehouden zonder dat dit voor controverses of afstemmingsproblemen zorgt.

Het fusieproces zelf delen we op in vier fasen: oriëntatie, voorbereiding, implementatie en integratie. Per fase doorlopen we vier niveaus: inhoud, procedure, procesgang en relatiebeheer.

De inhoud heeft betrekking op praktische inrichtingskeuzes in relatie tot de (top)structuur, werkprocessen, de team-samenstelling, de formatie, arbeidsvoorwaarden, de ICT-architectuur, huisvesting, financiën en informatievoorziening.

Daarnaast is van belang dat de juridische en formele procedures in acht worden genomen. Dat geldt voor de besluitvorming door afzonderlijke raden van toezicht, de aanstellingsprocedures voor de toekomstige raad van toezicht of raad van commissarissen, en de contractovergang van personeel (en waar nodig van leveranciers en klanten). Ook het advies- en instemmingstraject door in- en externe stakeholders en toezichthouders, zoals de OR en inspecties, moet aan alle zorgvuldigheids- en volledigheidseisen voldoen.

Kwaliteit en vormgeving van het proces moeten worden geborgd. Daarvoor dienen al in de voorbereidingsfase keuzes worden gemaakt met betrekking tot de inrichting van het projectteam, de visie op de noodzakelijke verandering(en), en hoe de participatie wordt georganiseerd en het fusieverhaal wordt gecommuniceerd.

Rode draad door dit alles is het versterken van de in- en externe relaties. Om elkaar persoonlijk te leren kennen, te verbinden op professionaliteit, en gaandeweg gezamenlijke normen en waarden tot stand te brengen, hebben mensen uit verschillende organisatieculturen fysieke en digitale ontmoetingsplaatsen nodig. Dit is het meest gevoelige (en vaak ook onderschatte) deel van het fusieproces. Op relatieniveau kunnen heel gerichte individuele interventies nodig zijn, bijvoorbeeld ten aanzien van persoonlijke loopbaankeuzes of weerstanden.

Partners en adviseurs